영업 일을 하다 보면 고객 한 명 만나는 데 서류가 줄줄이 따라옵니다. AI로 업무 자동화를 해 볼까 싶은데 뭐부터 손대야 할지 모르겠다면, 영업 현장에서 일하는 비개발자인 제가 가장 먼저 줄이고 싶었던 서류 이야기부터 들어 보세요.
쓰고, 출력하고, 또 쓰고, 팩스 보내고
이 일 해 본 분들은 아실 거예요. 쓰고, 출력하고, 또 쓰고, 팩스 보내고. 그게 매번 반복됩니다.
저는 코딩도 모르고 아무것도 몰랐어요. 그냥 너무 귀찮았습니다. 이걸 한 방에 끝낼 수는 없나, 그 생각 하나로 시작했어요.
종이는 아깝고, 회사 양식은 성의 없어 보였다
제일 걸렸던 건 회사에서 뽑아 주는 고객 분석 자료였어요. 상담할 때마다 이걸 종이로 출력했으니 용지가 계속 나갔죠.
종이만 문제가 아니었습니다. 회사 양식을 그대로 건네는 게 어쩐지 성의 없게 느껴졌어요. 게다가 제 고객은 60% 이상이 어르신이에요. 회사 출력물은 한눈에 들어오지 않아서, 받는 분 입장에선 보기가 어렵습니다. 드리긴 드리는데, 이걸 제대로 보실까 싶었어요.
후배들이 내 방식을 따라 하기 어려워했다
신입을 두 명 뽑았어요. 그런데 제가 하는 방식을 따라 하기 어려워하더라고요.
저는 회사 자료를 그냥 넘기지 않고 제 소견을 붙여서 설명하는 편이에요. 그 방식을 누구나 쓸 수 있는 틀로 만들어 두면 좋겠다는 생각이 들었습니다.
그래서 만든 흐름
먼저 회사 자료를 종이로 뽑지 않고 PDF로 만들어요. 여기서 종이부터 아낍니다.
그다음 회사 자료와 제 소견을 AI에 넘겨요. 그러면 AI가 회사 자료를 그대로 옮기는 게 아니라, 제 소견을 중심에 두고 고객 상황에 맞춰 정리하고 조언을 붙여 줍니다. 고객 나이대에 맞는 정부지원제도나 무료 혜택도 같이 소개해 주고요. 마지막엔 미리 만들어 둔 청구 서류 안내와 유의사항을 붙여서, 상담 리포트 한 부로 묶어 줍니다.
저는 코딩을 몰라서, 이걸 AI와 채팅으로 물어보고 고쳐 가며 만들었어요. 그 과정에서 헤맨 이야기는 꽤 길어서 다음 글에서 따로 하겠습니다.
지금은 멈춰 두고 직접 보는 중
사실 지금은 자동화를 모두 멈춰 둔 상태예요.
만들긴 만들었는데, 아직은 제가 하나하나 점검하면서 쓰는 게 맞겠다는 생각입니다. 고객에게 나가는 자료니까요. 자동으로 돌려 놓고 손 놓을 단계는 아니라고 봤어요.
나는 뭘 먼저 자동화할까
자동화할 일을 고를 때, 제 경험으로는 이런 일이 먼저 눈에 들어왔어요.
- 매번 똑같이 반복되는 일. 저한텐 쓰고, 뽑고, 또 쓰는 서류였어요.
- 종이와 출력이 많이 나가는 일. PDF로만 바꿔도 줄어드는 게 있습니다.
- 남에게 가르치기 어려운 내 방식. 말로 전하기 어렵다면 틀로 만들어 두는 게 낫겠더라고요.
- 결과물을 받는 사람이 보기 불편한 것. 받는 분이 어르신이라면 더 그렇죠.
이 중에 두세 개가 겹치는 일이 있다면, 그게 첫 번째 후보예요.
그리고 두 가지는 꼭 챙기세요. AI에 자료를 넣을 땐 이름이나 연락처 같은 개인정보는 가리고 넣기. 그리고 처음엔 AI가 만든 결과를 사람이 직접 점검하기. 저도 아직은 결과를 하나하나 직접 보고 있습니다.
오늘 하루, 내가 반복해서 쓰고 뽑는 서류가 뭔지 한번 적어 보세요. 거기서부터 시작하면 됩니다.
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